システム導入のきっかけと経緯

当社は長年、廃棄物の回収業務を行ってきましたが、システム導入前は配車業務を全て手書きで行っていました。当時は、手書きの配車表を使って、ドライバーのスケジュールやルートを管理しており、朝5時から起きて準備し、手作業で全てをこなしていました。特に忙しい時期には、寝袋を持ち込み、事務所に泊まり込みで仕事をすることもありました。作業が非常に煩雑で、少人数の体制で大きな負担がかかっていたことを思い出します。

そんな中、JEMS社のシステムに出会い、配車業務やドライバー管理をシステム化することで、効率化を図ることができると感じました。手書きからシステムへ移行することは大きなチャレンジでしたが、作業負担の軽減と効率化を期待して導入を決断しました。

JEMSとの長年のパートナーシップ

JEMSとは20年以上にわたって協力関係を築いています。最初にシステムを導入した時から、当社の業務に深く寄り添い、私たちのニーズをしっかりと理解してくれました。当初、複数拠点にわたる業務を一元化するという大きな課題に直面していましたが、JEMS社と何度も打ち合わせを重ね、最適なソリューションを提供してもらいました。

また、補助金の申請や、デジタコやドライブレコーダーの導入といった新たな技術の採用時にも、JEMSは非常に丁寧にサポートしてくれています。これほど長い間、JEMSと信頼関係を築けたのは、彼らの柔軟な対応と確かな技術力があってこそです。

システム導入による効果

システムを導入したことで、受注から配車、マニフェスト管理、請求書発行までの一連の業務が大幅に効率化されました。特に配車業務では、手書きの煩雑な作業がシステム化されたことで、時間の大幅な短縮が実現しました。また、ドライバーの管理もシステムを使って一元管理することで、誰がどの案件を担当しているのかが一目でわかるようになり、混乱を避けることができました。

さらに、システム化により業務の正確性も向上しました。以前は手書きによるミスや情報の伝達漏れが発生していましたが、システム導入後はデータの一元管理が可能となり、トラブルが激減しました。

リモートワーク体制の実現

コロナ禍において、リモートワークへの移行も可能になりました。システム導入以前は、事務所にいなければ業務をこなすことができなかったのですが、システム導入後は、ノートパソコンを使って自宅からでもシステムにアクセスし、全ての業務を処理できるようになりました。これにより、事務員が自宅で安全に業務を続けられる環境が整い、業務の継続性が確保されました。

手書き時代の苦労と泊まり込み体制

手書きの時代は特に大変で、忙しい時期になると事務所に泊まり込みで業務をこなすことが普通でした。寝袋を持ち込んで、早朝から夜遅くまで働くこともありました。手作業が多く、全てを人の手で管理していたため、業務の進行が遅く、ミスが発生するリスクも高かったです。現在は、システムの導入によってそのような苦労はなくなり、業務をより効率的に進めることができるようになりました。

ドライバー管理のシステム化

ドライバーの管理も手書きからシステムへと移行し、以前は配車表や伝票でそれぞれのドライバーの行動を管理していましたが、システム導入後は誰がどの業務を担当しているかが瞬時に把握できるようになりました。ドライバーのスケジュールや実績もすべてデータで管理できるため、リアルタイムで状況を確認し、最適な配車計画を立てることが可能になりました。これにより、業務効率が大幅に向上し、ミスや遅延が減少しました。

基幹システムの重要性

JEMSのシステムは、我が社の業務を支える基幹システムであり、今や会社の心臓のような存在です。すべての業務がこのシステムを通じて進められており、システムがなければ会社の運営自体が成り立たないほど重要な役割を果たしています。配車業務、ドライバー管理、マニフェストの処理など、多くの業務が一元管理されており、システムがあることで正確性と効率性が保たれています。

今後の展望

今後もシステムの活用を進め、さらなる業務の効率化を目指していきたいと考えています。特に、廃棄物処理における適正処理や再資源化への対応がますます重要視される中、JEMSのシステムを通じてデータの適切な管理を進め、将来の事業展開に向けた基盤を強化していきたいです。また、JEMSとの長年のパートナーシップを基に、さらなる技術的なサポートと新しいシステム機能の導入にも期待しています。